Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen penting dalam proses pengadaan barang dan jasa, karena memandu pelaksanaan proyek agar berjalan sesuai harapan dan kebutuhan. Pada proyek non-kompleks, seperti pengadaan barang sederhana, jasa pelatihan, atau perawatan rutin, KAK harus disusun dengan cara yang efektif dan mudah dipahami oleh semua pihak. Meski tidak serumit proyek besar, KAK untuk proyek non-kompleks tetap membutuhkan ketelitian agar pelaksanaannya sesuai standar, waktu, dan anggaran yang telah ditetapkan.
Berikut adalah rahasia menyusun KAK yang efektif untuk proyek non-kompleks:
1. Tetapkan Tujuan dan Sasaran Proyek dengan Jelas
Langkah pertama dalam menyusun KAK yang efektif adalah menentukan tujuan dan sasaran proyek dengan spesifik dan jelas. Pada proyek non-kompleks, tujuan biasanya sederhana, seperti meningkatkan efisiensi operasional, memberikan pelatihan dasar, atau melakukan perawatan rutin. Sasaran yang jelas akan membantu penyedia jasa memahami apa yang ingin dicapai dan mengarahkan langkah mereka untuk memenuhi harapan tersebut.
Tips: Sampaikan tujuan dan sasaran dalam kalimat singkat, mudah dipahami, dan bebas dari istilah teknis yang rumit. Contoh: “Memberikan pelatihan dasar Microsoft Office bagi karyawan baru untuk meningkatkan keterampilan komputer dasar.”
2. Identifikasi dan Rincikan Kebutuhan Utama (Masukan/Inputs)
Kebutuhan utama atau input merupakan elemen penting untuk memastikan proyek dapat berjalan dengan lancar. Pada proyek non-kompleks, kebutuhan input biasanya terbatas, namun tetap perlu dirinci dengan jelas agar penyedia jasa dapat menyediakannya tanpa kesalahpahaman. Input meliputi anggaran yang dialokasikan, jumlah peserta, fasilitas yang perlu disediakan, atau dokumen pendukung.
Contoh: Untuk proyek pelatihan, input dapat mencakup ruang pelatihan, komputer atau proyektor, dan jumlah materi pelatihan yang diperlukan. Dengan merinci input, penyedia jasa dapat memastikan bahwa sumber daya ini tersedia sebelum proyek dimulai.
Tips: Buat daftar kebutuhan yang spesifik agar memudahkan penyedia jasa mempersiapkan peralatan dan bahan secara akurat.
3. Susun Deskripsi Pekerjaan Secara Sederhana namun Lengkap
Untuk proyek non-kompleks, deskripsi pekerjaan tidak perlu bertele-tele. Fokuslah pada langkah-langkah inti yang harus dilakukan penyedia jasa dan susun secara singkat namun jelas. Jangan terlalu mendetail agar KAK tidak terlihat rumit, tetapi cukup memberikan gambaran tentang pekerjaan yang harus diselesaikan.
Contoh: Jika proyeknya adalah pelatihan, deskripsi pekerjaan bisa meliputi persiapan materi pelatihan, pemberian pelatihan selama 2 hari, dan penyediaan modul atau sertifikat bagi peserta.
Tips: Gunakan bahasa yang sederhana dan ringkas. Susun dalam poin-poin agar lebih mudah dipahami oleh penyedia jasa yang terlibat.
4. Tetapkan Keluaran yang Diharapkan dengan Kriteria Sederhana
Keluaran atau output adalah hasil akhir dari pekerjaan yang harus dicapai oleh penyedia jasa. Pada proyek non-kompleks, keluaran sebaiknya sederhana, mudah diukur, dan relevan dengan tujuan proyek. Pastikan pula kriteria keberhasilan atau standar penilaian yang ditetapkan mudah dipahami.
Contoh: Untuk pelatihan, keluaran yang diharapkan bisa berupa kehadiran peserta sebanyak 90%, pemahaman dasar Microsoft Office yang diuji melalui post-test, atau pemberian sertifikat kepada peserta yang hadir penuh.
Tips: Pastikan kriteria keberhasilan tidak berlebihan dan realistis untuk proyek sederhana. Cukup tentukan beberapa indikator yang relevan dengan sasaran, sehingga penyedia jasa memahami apa yang diharapkan.
5. Tentukan Jadwal Pelaksanaan Secara Jelas dan Realistis
Penyusunan jadwal pelaksanaan juga penting dalam KAK untuk proyek non-kompleks. Tentukan tanggal mulai dan selesai serta alokasi waktu yang diperlukan untuk setiap tahap. Pada proyek sederhana, waktu pelaksanaan biasanya singkat, sehingga jadwal bisa disusun dalam bentuk poin-poin atau daftar kegiatan.
Contoh: Untuk proyek pelatihan, jadwal dapat mencakup:
- Hari 1: Persiapan materi dan lokasi
- Hari 2–3: Pelaksanaan pelatihan
- Hari 4: Evaluasi hasil pelatihan dan pelaporan
Tips: Sesuaikan jadwal dengan kompleksitas proyek. Hindari membuat jadwal yang terlalu ketat agar semua proses berjalan dengan fleksibel namun tetap efektif.
6. Tentukan Tanggung Jawab Masing-Masing Pihak
Dalam proyek non-kompleks, tanggung jawab masing-masing pihak tetap harus dijelaskan untuk menghindari potensi kesalahpahaman. Pembagian peran yang jelas membantu menjaga kelancaran pelaksanaan proyek, terutama saat penyedia jasa dan pemberi kerja berkolaborasi.
Contoh: Pada proyek pelatihan, penyedia jasa mungkin bertanggung jawab atas materi dan pelaksanaan pelatihan, sedangkan pemberi kerja bertanggung jawab menyediakan fasilitas dan alat pendukung seperti komputer atau ruang pelatihan.
Tips: Jelaskan tanggung jawab dalam poin-poin singkat agar mudah dipahami. Fokus pada peran yang langsung berkaitan dengan pelaksanaan proyek.
7. Berikan Informasi Tambahan Terkait Syarat dan Ketentuan
Meski proyek non-kompleks, syarat dan ketentuan khusus mungkin diperlukan untuk memastikan penyedia jasa mematuhi standar tertentu. Persyaratan tambahan ini bisa meliputi kewajiban untuk menyampaikan laporan kegiatan, dokumentasi tertentu, atau standar kualitas yang harus dipenuhi.
Contoh: Dalam proyek pelatihan, persyaratan tambahan mungkin mencakup laporan hasil pelatihan, dokumentasi berupa foto, dan post-test untuk mengevaluasi pemahaman peserta.
Tips: Jangan tambahkan persyaratan yang terlalu banyak atau rumit untuk proyek sederhana. Cukup sertakan beberapa persyaratan dasar yang relevan dengan keluaran yang diharapkan.
8. Rincikan Anggaran Secara Sederhana
Terakhir, tentukan anggaran secara sederhana dan realistis sesuai dengan skala proyek. Untuk proyek non-kompleks, perincian anggaran biasanya tidak terlalu rumit. Pastikan anggaran disesuaikan dengan kebutuhan input dan keluaran yang diharapkan tanpa mengorbankan kualitas.
Contoh: Untuk proyek pelatihan, anggaran mungkin mencakup biaya sewa fasilitas, honorarium instruktur, biaya cetak materi, dan konsumsi untuk peserta.
Tips: Tetapkan anggaran yang sesuai dengan harga pasar dan masukkan dalam kategori yang jelas. Misalnya, kategori pelatihan, konsumsi, atau dokumentasi. Anggaran yang rinci dan realistis membantu menjaga proyek tetap efisien tanpa membengkakkan biaya.
Penutup
Penyusunan KAK yang efektif untuk proyek non-kompleks dapat dilakukan dengan fokus pada penyederhanaan elemen-elemen utama, seperti tujuan, kebutuhan input, ruang lingkup pekerjaan, dan keluaran yang diharapkan. Dengan menghindari kerumitan berlebihan, KAK dapat menjadi acuan yang jelas dan mudah dipahami bagi penyedia jasa maupun pemberi kerja. Pastikan bahwa setiap langkah disampaikan secara singkat namun tetap relevan dengan kebutuhan proyek, agar proyek dapat berjalan lancar, tepat waktu, dan sesuai anggaran yang telah ditetapkan. Dengan cara ini, KAK akan berfungsi optimal sebagai pedoman pelaksanaan untuk proyek-proyek sederhana, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi.
